Hur man hanterar anteckningar

Har du problem med att samla in, spara och hitta bland dina anteckningar? Fortsätt läs så får du ett förslag till lösning.

Det här med anteckningar kan vara krångligt. Bara att ha tillgång till papper och penna när det behövs kan vara nog så svårt. Sedan ska man hålla reda på vad man ska skriva ner – och hinna skriva ner det. Krångligt.

Kommer man över dessa inledande hinder uppstår en ny problematik. Vad ska jag göra med anteckningarna? Hur ska jag spara dem? Var ska de förvaras?

När det problemet är löst dyker nästa upp. Hur hittar man den anteckning man behöver när man behöver den?

Nu har jag hittat lösningen på alla dessa problem – att samla in, att spara och att hitta. En praktisk, flexibel och enkel metod som inte kräver vare sig specialkunskaper, specialteknik eller något speciellt program som har sitt eget format och sin egen licens. Så här:

Samla in:
Manuella anteckningar skrivs in i en anteckningsbok med hård pärm. Finns att köpa i bokhandeln. Jag rekommenderar olinjerat papper. Då kan man skriva hur stort eller smått man vill och även rita in figurer och diagram efter behov, utan att behöva ta hänsyn till störande linjer. I denna anteckningsbok hamnar alla handskrivna anteckningar. Börja varje anteckning med att skriva in datum och rubrik på aktiviteten. Stryk under datumet så blir det enklare att hitta sedan.

Vill du skriva anteckningar på datorn istället? Skapa ett nytt dokument för varje anteckning och skriv in aktuellt datum i filnamnet. Försök använda samma format för alla anteckningsfiler så blir det enklare, till exempel ”090831 Blogganteckningar”. Sedan kan du sortera filen i ditt befintliga mappsystem eller bara lägga den i en egen mapp, ”Anteckningar”.

Vill du skriva i mobilen eller handdatorn? Kör på, men glöm inte datum.

Spara:
De digitala anteckningarna sparas direkt och ligger bra där de ligger. Manuella anteckningar är lite knepigare. Det som finns i anteckningsboken har du förstås alltid tillgång till – problemet uppstår när boken är full och du börjar på en ny. De gamla anteckningarna sparas med fördel i bokhyllan med datumintervall uppskrivet på bokryggen – det är ett tillförlitligt arkiv och du vet var du har allting. Problemet är att man sällan befinner sig vid bokhyllan när man behöver kolla upp något. Lösning: scanna in anteckningarna och spara dem på hårddisken. Döp filen enligt det ovan föreslagna datumsystemet, förslagsvis någonting i stil med ”050218-051203 Handskrivna anteckningar”. Det gör att du alltid har tillgång till anteckningarna så länge du har tillgång till din bärbara dator.

Har du inte tillgång till dator eller papper och penna? Prata in anteckningen i mobilen, döp sedan filen med datum och rubrik och spara på datorn nästa gång du synkar telefonen.

Om du vill vara säker på att aldrig förlora anteckningarna – köp en extern USB-disk och gör en backup på hela datorn. Mac har ett suveränt system för detta – ”Time machine”. Skulle olyckan vara framme är det bara att skaffa en ny dator och synka mot din backup så är allt återställt i ett nafs.

Hitta:
Förutsättningen för att kunna hitta bland anteckningar sparade på det här sättet är att man har en fungerande digital kalender. Outlook eller iCal funkar perfekt. Då kan du också synka med telefonen eller handdatorn. Se till att få med dig alla händelser bakåt i tiden, inte bara kommande aktiviteter.

Sedan är det ingen match att hitta anteckningarna från den där konferensen eller det där seminariet du var på för några år sedan. Frågor som ”vad hette den där föreläsaren nu igen?” eller ”vilka var de viktigaste punkterna hon tog upp?” eller ”hur löd det där citatet egentligen?” slipper stå obesvarade. Det är bara att slå upp händelsen i kalendern. Då har du datumet. Sedan gör du en sökning. Har du PC – använd Google Desktop. Har du Mac? Använd Spotlight. De digitala anteckningarna kommer upp direkt i listan. Eller skrev du i anteckningsboken? Öppna den pdf-fil som innehåller rätt datum och bläddra dig fram till svaret på din fråga.

Hur enkelt som helst!

Annonser

%d bloggare gillar detta: